●インターネットで出来ること：治験関係者編
＊インタネットでできることのアイデア・ツールの紹介
実用から趣味の世界まで by ホーライ
インターネットでできること「仕事の秘訣、ポイント、コツ」
仕事がうまくいくコツ、秘訣、ポイント。仕事のコツ、仕事の秘訣、仕事のポイント。
ホームページ＞秘訣、コツ＞仕事を早くするコツ、秘訣、ポイント、仕事のスピードを上げる方法
ここではインターネットでできることとして、分かりやすく教えるコツ、ポイント、方法などを紹介します。
| ホーライが普段、自分で使っているビジネスに役立つノウハウ、秘訣、コツ |
●仕事を早くするコツ、仕事のスピードを上げる秘訣、残業しないポイント、方法
| ■仕事のスピードを上げるコツ、秘訣、ポイント、ノウハウ |
会社には、定時を回ればさっさと退社していく人と、慢性的に終電近くまで残業している人、２種類がいます。
どこに違いがあるのでしょうか？
もちろん、仕事の種類やメンバーの人数で絶対的に残業を強いられるということもあるでしょう。
それでも、少しでも早く仕事を終わらせたいものです。
早く帰る人には、行動パターンにいくつか共通点を見いだすことができます。
１）分からないことはすぐ人に尋ねる
２）仕事の進め方が確立されている
３）邪魔しづらい雰囲気を醸し出している
一方、慢性的に残業している人のパターンとして・・・・
１）分からないことがあっても、まずは一人で解決しようとする
２）仕事の進め方が一定していない
３）いつでも笑顔で応じている
上記の２）も３）もとてもいいことなのですが、それも度が過ぎると、残業のもとになります。
また、定時で帰ろうとする人は、「定時までしか時間がない」と考えているからこそ、スピードを上げて仕事を片付けようとしているのに対し、残業している人は「自分にはたっぷり時間がある」と錯覚してしまうがゆえに、意図せずして先のような行動パターンになってしまう人も多いです。
|
| ■仕事の仕組みとやる気を作る |
なので、できたら工夫して、仕事を「サッサと仕上げる方法」を考えてみましょう。
それがひいては、「新薬を１日でも早く世の中に出す」ことにも繋がります。
とにかく、走り始めるための方法について考えましょう。
仕事のスピードアップのうえでも、まずは動き出さなければ始まりません。
●●●１）タスクリスト、To-Do-Listを使って「後回し」を回避
タスクリストを使っている人も多いでしょう。
僕も使っています。
普段は会社のイントラにあるタスクリスト機能を使って１ヶ月単位で仕事を管理していて、その中から、「今日やるべき仕事」をポストイットに書いて、ＰＣの画面の脇に貼っています。
とは言えタスクリスクもポストイットも万能ではありません。
たとえば、いつ見ても、必ず目にするような「常連さん」が残ることが多いのです。
後回しにする理由として・・・
（１）時間がかかりそう
（２）手間がややこしそう
（３）作業内容がよくわからない
（４）今日やらなくても支障はない
これを防ぐには、次のような処置を施します。
（１）時間がかかりそうであれば、もう少し小さな単位の作業に分ける
（２）手順がややこしそうであれば、手順ごとに作業を分ける
（３）作業内容がよく分からないのであれば、タスクの名前を適切なものに変える
（４）今日やらなくても支障がなくても、今日のうちにできる作業がないかを確認する |
ポイント、秘訣、コツは、「タスクをすぐに手がつけられるぐらいの手ごろな大きさに砕いてしまう」ことです。
●●●（２）整理は「最新のもの」からでいい
整理が苦手という人ほど、「完璧主義」であることが少なくないようです。
完璧さを避けるだけでも、整理と仕事のスピードがアップします。
たとえば、まずは、最新の書類から整理していくようにします。
タスクリストでも、アドレス帳でも、整理するのは最新からやっていきましょう、
何故なら、新しいものほど見つけやすく、記憶に残っているため、処理も整理もしやすい、からです。
そして、何より、整理した成果がすぐに役に立ちます。
たとえば、古い友人と連絡を取る頻度と、最近の仕事の関係者とメールのやりとりをする頻度について比べてみれば、最新のアドレスを真っ先に整理すべきなのは、明らかでしょう。
●●●（３）とりあえず「５分だけ」やってみる
仕事は大まかに分けて「すぐに終わる仕事」と「それなりの時間を要する仕事」の２種類があります。
「すぐに終わる仕事」はいいのですが、問題は「それなり」のほうです。
「それなり」のほうは、事前にアウトラインや段取りを考える必要のある仕事です。
そんな「手ごわい」仕事が目の前にいくつも並んでいると、それだけでプレッシャーです。
そうなると、全く関係の無いことに注意を向けがちなのが、人間です。
意味も無くメールをチェックしたり・・・・・・。
この対策として、『５分だけ』考えるという方法があります。
これは複数の「それなり」の仕事のタスクをそれぞれについて、５分だけ考える、というものです。
たとえば、締切の迫ったＡ〜Ｄまでの４種類の仕事があったとき、Ａから１つずつ直列に片付けていくのではなく、４つの仕事それぞれについて、５分間だけその内容をざっと確認し、どのような作業が必要になりそうを見渡すようにします。
こうすることで、それぞれの仕事の「輪郭」がはっきりしてきます。
「５分間だけ」というのが、仕事を始めるポイント、コツ、秘訣です。
時間がかかりそうなので、つい身構えてしまうところを「５分間経ったらやめてもよい」というルールを設定することによって、ハードルを下げます。
現実逃避してしまう原因の１つとして、「やらなければならないのだが、どこから手をつけてよいのか分からない」という「のっぺらぼう」に対する恐怖心があります。
たくさんの仕事を抱えている場合でも、それぞれの仕事の「目鼻立ち」さえはっきりすれば、プレッシャーは緩和され、安心して今、集中すべき仕事に取り組むことができます。
●●●（４）「途中経過」はこまめに報告し合う
「スピーチの準備をする」とい仕事を見ると・・・
（１）スピーチ原稿を作る
（２）リハーサルをする
（３）原稿を修正する
・・・というように、「小さなタスク」に分割できそうですが、実際にやってみると、この３つのタスクは相互に依存しあっていることに気づきます。
スピーチの準備において「意図した通りのスピーチを行う」という最終目標に向かって、ひとりで進めるよりも、上司や先輩、あるいは同僚に「管制塔」の役割をお願いします。
そして、原稿を作っている途中の段階から、自分が意図していることがきちんと伝わっているかどうかを繰り返しチェックしてもらうようにするといいでしょう。
この方法は通常の仕事でもできます。
たとえば、ＳＯＰを作成する仕事では、いったん、ＳＯＰの素案ができたら、それを関係者に提示します。
必要があれば、改訂します。
これを小刻みに繰り返します。
●●●（５）いつでも「元に戻せる」ことの必要性
何かをやってしまってから、容易に元に戻せる場合と、元に戻せなくなる場合とでは、仕事にかかる時間がまったく違ってきます。
たとえば、「ウィンドウズ」の再インストールという作業があります。
ウィンドウズを使い込めば使い込むほど「元に戻す」のは難しくなり、、ある程度いくと、ほとんど不可能になります。
デジタルで文書を作成することの大きな利点は、失敗したと思ったら、元に戻すことができることです。
原稿用紙では、うんざりします。
元に戻すことが難しいと、仕事に取りかかるにも、仕事を進めるにも、躊躇するでしょう。
そう考えると、デジタル機器を利用して、いつでも元に戻すことができると思えれば、それだけでスピードアップします。
●●●（６）「依頼」をスムーズにしよう
仕事は、自分ひとりで完結できるものと、ほかの人の助けを借りながら共同で進めるものと、大きく２つがあります。
言うまでもなく、誰かほかの人の助けを借りるには、「依頼」が必要です。
その際、相手にどのようなことをして欲しいのかを明確に伝える必要があります。
スピーディーに仕事を進める上で、この依頼のやり方の巧拙（こうせつ）がカギとなります。
たとえばメールで依頼するとして、誤解の無いよう十分な説明が必要なのはもちろんのこと、だからと言って、説明が長すぎるのも相手にとって負担になってしまいかねません。
バランス良くいきましょう。
１）依頼のタイミングを早くする（１人で進められるタスクは後回し）
２）依頼の内容（要するに何をすればいいのか）を明確にする
３）相手に心の準備をしてもらう
仕事で必要なのは「何を・いつまでに・どのように」というアウトラインです。
これがはっきりしないと宙ぶらりんになります。
依頼した仕事を確実に相手のスケジュールに入れてもらうようにするには、まだ相手のスケジュールに「空席」があるうちに予約を入れてしまうことです。
メールでも電話でもいいので、思いついたら、まず予約の空きを確認します。
●●●（７）常連タスクは「チェック済み」にしてしまう
何ヶ月も、何年も完了できないまま、放置されてしまっているタスク。
まずは、時間や完了させる数を「とりあえず」（この「とりあえず」というキーワードはビジネスに欠かせない）区切って、見切り発車をします。
たとえば、「とりあえず５分考える」「とりあえず、３項目を完成させる」「とりあえず、見切り発車する」等など。
それでも、「やっぱりやりたくない」というタスクはチェックをつけたり、二重線で消して「終わった」ことにします。（^^;）
完了もしていないタスクにチェックを付けてしまうと、「完了のしるし」であるチェックが付いているのに、実際にはそのタスクは完了していない、ということを「思いしらねば」なりません。
これが「気に障り」ます。
この「気に障る」点を解消するには、矛盾を解決しないといけません。
１つは完了のチェックを改めて外すこと。
しかし、意外とそうはしないものです。
残る１つは、きちんとタスクを完了させること。
その後ならば、タスクリストにチェックが付いていても、矛盾はありません。
ちょっと「裏技」ぽいのですが、一度、試してみませんか？
●●●（８）取り掛かりさえすれば、やる気はわく
仕事の一番の難関は実は「取りかかる」ことです。
「やる気」を出すには、どうするか？
普通は「好きになる」「やると快感を覚える」「面白い」というのが必要。
でも、仕事ですから、「やる気が出ない」のも、ある程度、当然です。
そこで、やる気が起きなくても、とりあえず、やってみる、ことです。
仕事にとりかかることでドーパミンを出してみます。
マラソンもとりあえず走りはじめて１０キロぐらいに「ハイ」になります。
|
| ■おすすめのノウハウ |
■「最強」仕事術 基礎講座DVD＜スタンダード＞
■生産力を飛躍的に高める仕事術
■ピーター・Ｆ・ドラッカーとトヨタ式経営から学ぶ「成果を上げる仕事の設計１５の原理」
■現役サラリーマンの８０％が仕事を変えずに、年１００万円以上同僚より多く給料を手に入れる方法 仕事成功・必勝マニュアル（の基本） |
■参考図書
「スピードハックス 仕事のスピードをいきなり3倍にする技術」
↓
アマゾン ／楽天 |
| ■仕事を早くするコツの２を見る |
|
|
|
|
|
上に戻る
ホームページ＞秘訣、コツ＞仕事を教えるコツ、OJTのポイント
