●インターネットで出来ること：治験関係者編
＊インタネットでできることのアイデア・ツールの紹介
実用から趣味の世界まで by ホーライ
インターネットでできること「仕事の秘訣、ポイント、コツ」
仕事がうまくいくコツ、秘訣、ポイント。仕事のコツ、仕事の秘訣、仕事のポイント。
ホームページ＞秘訣、コツ＞仕事を早くするコツ、秘訣、ポイント、仕事のスピードを上げる方法
ここではインターネットでできることとして、分かりやすく教えるコツ、ポイント、方法などを紹介します。
| ホーライが普段、自分で使っているビジネスに役立つノウハウ、秘訣、コツ |
●仕事を早くするコツ、仕事のスピードを上げる秘訣、残業しないポイント、方法
| ■「段取り」を決めてスピードを上げる |
エンジンをかけてから発進するまでの時間を短くするというアプローチでスピードアップを図ります。
仕事を前に進めるためには、何をどのようにすればよいかの手順を明らかにします。
●●●（１）作業の内容によって段取りは異なる
仕事には「段取り」と「実行」という２つのフェーズがあります。
それぞれは独立したものであり、この２つを一緒にしてしまうと、あれこれ考えながら進めることになり、行きつ戻りつの作業が増えて時間が余計にかかります。
とは言え、段取りを考えるにしても、やったことのない作業であれば、とりあえず始めてみなければ見当を付けることすらできない、ということもあるでしょう。
そこで、まず「やったことがある作業」と「やったことのない作業」の２つに分けて考えてみます。
（１）やったことがある作業
やったことのある作業ですと、分かっているので、手順は頭の中に入っていることでしょう。
でも、手順を頭の外に書き出しておくことによって、２つのメリットがあります。
１つは「分かりきっている」と思っていても、ど忘れしたり、記憶違いをする可能性は拭いきれず、書き出しておくことで、このリスクを軽減できます。
もう１つは、その作業を急に誰か別の人にやってもらうことになった場合や業務として引き継ぐことになった場合に、改めて引継ぎ資料を作らなくても済むというメリットです。
（２）やったことがない作業
やったことのない作業については、すぐに最適な手順を組み立てることは容易ではありません。
そのため、想像の範囲で手順を考えて、まずは、それに従ってやってみます。
もし、途中で誤りに気づいた場合は、そこで、いったん手を止めて、段取りを考えなおします。
●●●（２）「洗い出しメモ」から始める
タスクリストにやるべきことを書いていても、それぞれのタスクが「Ａ社向け提案資料の作成」や「プレゼンの準備」といった漠然とした名前になっていると「えーっと、これは要するに何をどうすればいいんだっけ？」という余計な考えが必要になります。
そこで、タスクリスクを見てすぐに作業内容をイメージできるように、具体的に書くようにします。
たとえば「Ａ社向け提案資料の作成」といタスクであれば、いくつかの具体的な作業を取り出して、ひとつ一つを別のタスクとして書くようにします。
そのためには、まず、どんな作業があるのかを先に洗い出しておく必要があります。
「過去のB社の案件を参考にする」
↓
「先輩のCさんに話しを聴く」
↓
「Cさんの意見をまとめる」
↓
「A社向け提案資料のガイドラインを考える」
↓
・・・・・・・・など等。
このような作業は、夕方のちょっとした空き時間に行うようにするとよいでしょう。
夕方になると頭が疲れてきて、そこから新しい仕事を始めようとしても、効率よく進めることができない場合が多いのです。
そこで、このような段取りを考えるという比較的負担の軽い作業を割り当てることで、疲れ気味の夕方の時間を有効に使います。
さらに、夕方、段取りが決まれば、明朝からスムーズにこの仕事に取りかかることができます。
●●●（３）「集中タスク」と「分散タスク」を併記する
仕事には、集中して取り組みたい仕事（集中タスク）と、集中力が途切れたときに一気に片付けたい仕事（分散タスク）の２種類があります。
創造的なタスクは集中したいですし、ルーティンの仕事は空いた時間に一気に片付けたい仕事と言えるでしょう。
問題は、「集中タスク」に集中するあまり、分散タスクの期限を忘れがちになることです。（出張経費の清算とか）
そこで、あらかじめ、この２種類のタスクが交互に並ぶようにスケジュールを組んでおきます。
午前は集中タスク⇒午後１時から２時は分散タスク⇒２時から４時まで集中タスク・・・・など等。
これを実施するとメリハリもついて仕事に乗れます。
「集中タスク」で疲れた脳の休憩を兼ねて、ルーティンを終わらせる１石２鳥です。
●●●（４）作業単位は「分単位」で見積もる
スケジュールを立てるうえでは、やるべきことを明らかにするだけではなく、それぞれについてどれくらいの時間がかかるかを見積もっておくことが大切です。
ここで、１つの作業に対する見積りが１時間を越える場合、その目算は大きく外れる可能性が高くなります。
なぜなら、人が一度に把握できる作業量というのは、分単位である場合が多いからです。
たとえば「この書類を１５分でチェックしてください」と言われれば、どのくらいのペースで見ていけばよいかがある程度想像がつくでしょう。
また、「あと３０分したら出かけよう」と思っていれば、その時間でどんなことができるか、あるいは、どんなことはできないかについて、さほど考えなくても判断できるものです。
それが、分厚い資料の束を渡されて、「これを２時間でチェックしてください」と言われると、急に難しくなります。
「直観」が効かなくなるからです。
そこで、１時間以上かかるような作業がある場合は、より小さな作業に分解して、それぞれについて５〜３０分程度の幅で時間を割り当てていくようにします。
こうして分解した作業の全てについて分単位の時間を割り当てることができれば、これらの時間の合計がその作業全体の現実的な見積り時間となります。
この作業は難しそうですが、細かく分散することで次のメリットがあります。
１）やるべきことが明確になる
２）達成感が何度も味わえる
３）進捗状況が明確にわかる
４）あとどれくらいの時間で終わるかがわかる
●●●（５）「未来の作業」のために作業記録をつける
「段取り」が未来の作業設計図であるとすれば、「作業記録」は過去の作業実績表ということになります。
両者の違いは、「描く」か「取る」かという動詞の違いになります。
作業記録は自分の外で起きている現実を切り取ってきて手元に固定化させたものです。
これが、そのまま段取りを描くための材料になっていくわけです。
しかし、いざ「作業記録を取ろう」と思っても、どのようなツールを使えばいいかという課題にぶつかります。
この課題を考える上では、まず作業の要素に注目します。
最低限、次の４つの項目が作業記録に必要でしょう。
１）作業した日
２）作業名（簡潔に）
３）作業の詳細（何をどのように行ったか）
４）所要時間
この中でも、所要時間がカギになります。
作業記録を振り返ったときに、予想以上に時間がかかった作業があれば、その原因を明らかにする必要がありますし、原因が明らかになれば、対策を打つことができます。
そして、対策の効き目は所要時間がどれだけ短縮されたかで確認することができます。
このような特徴を考えると、作業記録を行うツールとしては、作業時間の集計が簡単にできる「エクセル」などの表計算ソフトが便利です。
困った時にはエクセルを！
●●●（６）時間の計測は感覚に頼らない
人の時間感覚というものは、実にいい加減です。
楽しいものは、時間が短く感じます。
将来の時間見積りのためには、できるだけ正確がいいので、必ず、時計で確認しましょう。
意外と短時間で完成していたり、案外、時間がかかっているな、ということが正確にわかります。
●●●（７）時間を正確に計測することのメリット
感覚的な時間がいい加減なので、時間を実際に計測すると、そのギャップに軽いショックを受けることになります。
そのことだけでも、メリットがあると言えます。
というのも、自分の仕事処理について軽いショックを受ければ、それが仕事に対するエネルギーになります。
ほかにも、客観的に自分の仕事の進め方を知るということは、いわば「鳥の視点」で自分の歩みを眺めることになります。
このことで、仕事に対する自信が強化されます。
この自信は、やってみなければ実感できません。
やってみると「鳥瞰図（ちょうかんず）」を持っていなかった自分が、いかに不安な状態にあったかも見えてくるでしょう。
また、仕事のストレスを減らすためにも、仕事にかかる時間を正しく予測するのが、理想です。
●●●（８）日頃から「ちょっとしたリスト」を更新する
「あると便利なリスト」を考えてみると例えば・・・・
●銀行の口座番号とクレジット番号
●免許証とか保険証などの各種手続に必要な番号
●旅行の持ち物リスト
●いつか買いたいもの（アマゾンの「ほしい物リスト」）
●いつかやりたいこと
●ジョークのネタ
など等。
こういうリストがサッと取り出せる人と、取り出せない人との差は意外と大きい。
なぜなら、これらのリストは埋めるための苦労は大きくなく、期待できるメリットは大きいからです。
僕に最も大事なリストは「欲しい本のリスト」です。
あ！これ欲しいと思っても、すぐに、忘れてしまいまます。
日常生活の中で、不定期ながらも繰り返し登場する「ちょっとした記憶を要求する知識」というのは、思い出せる手段を持っていれば話しが早く、思い出せる手段を持っていないと、奇妙に時間を奪います。
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